(一) 公關秘書
詳細職責:
1. 根據學校行事曆申請校舍、特殊活動場地．
與學區聯絡有關校舍及活動場地之租用，並填寫及送交必要的申請表格(Applicatgion for use of school facility or equipment)．
影印所有送交的申請表格存檔．
2. 學校舉辦特殊活動時，應購買責任保險 (Liability Insurance)，並確保事前取得保單．
3. 學區聯絡
與學區保持密切聯繫，轉交老師的建議，訂出初稿，送交校長．
4. 負責處理與地主學校任何相關事宜．譬如地主教室的使用、抱怨、公關．
5. 年度保險和執照(Certificate)的續約．

(二) 文書秘書
詳細職責:
1. 發幹事開會通知，作會議記錄．
電話通知幹事開會日期、時間及地點．開會時，做記錄．
會後整理，複印記錄並存檔．
2. 發佈新聞
撰寫新聞稿，電傳給報社記者．
3. 管理文書檔案
負責學校所有文件的分類及歸檔保存．
4. 負責學校電話的查詢和回覆．

(三) 執行秘書
詳細職責:
1. 收發信件
每星期到位於37010 Dusterberry Way的Fremont郵政總局信箱拿取信件並分發給收件幹事．
2. 籌備幹事聚餐如新春聯誼
主辦每學年兩次慰勞幹事們的活動．
3. 準備學校幹事與老師教師節（中秋節）及聖誕節送禮．
4. 地主學校一年送三次禮
第一是開學送白板用具、第二是中秋節送月餅和咖啡、第三是聖誕節的禮物．

主要職責：
1. 保管、維修及採購中文學校個人電腦軟體及硬體設備．
2. 保管、維護中文學校行政、註冊及教務等資料．
3. 協助其他行政單位解決在使用個人電腦所遭遇的問題．
4. 適時舉行電腦研習以增進中交學校老師及幹事對個人電腦操作的技能．
5. 網頁維護及管理．

詳細職責：
1. 學生資料，幹事名單及教師名單為學校的主要資料庫，應定時做好拷貝．
2. 學生資料由註冊組負責更改;
3. 幹事名單由人事組負責更改; 教師名單由教務組負則更改．
4. 其他資料的所有權由資料的性質而訂．
5. 資料必須控制以免不同的人更改同一件檔案．

主要職責：
定期出版"家長通訊"、"學校年刊"、"北加州中文學校聯合年刊”以及不定期的活動通知．

執行細則：
1.家長通訊：
a.每期通訊由組員輪流負責發行．
b."家長通訊"發行日的前一星期六是截稿日．在截稿的前一星期，負責該期通訊發行的 組員應以書面或電話通知校長、副校長、各組組長以及家長會會長．
c.稿件收齊後，與校長、組內成員一起校稿．
d.校稿後將稿件送交打字服務單位（專業或校內志願人士）打字、排版、印刷．
e.負責分發"家長通訊"到各班教室．
2.學校年刊／聯合會年刊：
發佈截稿日期，負責收集整理稿件，聯絡印刷廠排版、印刷．
3.活動通知：
視需要協助校方發行活動通知．

組員人數：組長一人組員二至三人．

詳細職責：
1. 主持每學年的教師觀察．先用幹事觀察新教師．
2. 依教師聘用條例甄選聘用或解聘學校教師．
3. 建立教師和幹事檔案．
4. 建立名單（教師、幹事、家長、家長會）考察檔案．
5. 負責校長、副校長選舉．
6. 整理家長意見表．
7. 教師學期Ｒｅｖｉｅｗ．

組員人數：組長一人組員二至三人．

1.建立新舊生註冊程序／每學期學生的加退選．
2.電腦處理學生名單．
3.提供學生資料給各組使用．
4.確保資料機密性，不可隨意外流．

主要職責：
1.督促學生遵守學校規則，維持學校紀律．
2.維持校區安全及執行交通疏導，以確保學生安全及維持良好鄰近社區關係．
3.處理緊急事故及災難．

詳細職責：

一．維持學生紀律
1.協助學校制訂及修正家長／學生手冊內學生行為規範及家長服務職責．
2.督促學生遵守手冊規則，對違紀學生予以適當處置．
3.協助老師維持教室秩序及教室清潔，嚴禁學生動用教室內非本校教材、教具、書籍及他人用品．
4.處理學生遲到、早退及缺席（上課十分鐘內至教室收取點名簿冊）．
5.確定學生無攜帶危險物品及玩危險遊戲及動作．

二．維護校區安全
1.制訂校安家長服務計劃，擬訂每週出席家長名單及通知單．原則上，二週前將服務通知單交該學生班老師交學生帶回予家長．
2.每週六對出席之家長先做工作簡報，發放安全背心，再分派工作及工作地點．
3.上課前及下課後，指導服務之家長維持校區附近交通暢流及學生過馬路之安全．嚴禁學生在馬路上下車．對違規及不遵守交通指揮之家長，登記學生之名字、班級，以作日後處理，勿在街上與家長有所爭執．
4.上下課期間，指派服務家長巡邏校區，防範學生發生意外．若有學生越區，私自離校或有危險動作、遊戲，應立即處理，並紀錄學生姓名、班別．
5.若有校外人士擾亂上課秩序、喧嘩、性騷擾等情況，或學生受人挾持、追擊及其他暴力事件，應立即與值星幹事聯絡及電911報警處理．

三．緊急事故處理
1.地震、火災時，迅速與老師聯絡做緊急處理及疏散，協助清點學生，檢視受傷及損失．依情況報警911及救護車．
2.學生生病或受傷，護送學生至校區辦公室做適當處理．
3.制訂緊急疏散計劃，並向老師們做簡報，每學年並擇期舉辦演習．
4.隨身攜帶家長／學生手冊（內有詳細之緊急事故應變計劃）．

一．教務長

主要職責：
1.籌劃、監督及執行整學年教學實務與教務行政工作．
2.與校長、副校長及校內其他各組溝通連繫，協助推展校務．
3.與組內各小組溝通協調，共同推展校務．

人選：
1.由資深副校長兼任．
2.由教學組長與教務行政組長視工作量由一人或二人輪任．
（如第一學期由教務行政組長兼任，下學期由教學實務組長兼任）.

二．教學實務組

主要職責：制訂教學方向、目標，編班／開班原則，教材編訂及教學督導．原則上以有教育及教學經驗者出任．

詳細職責：
1.教學方向及目標：以教師及教務小組長為成員的教學活動組共同制訂．
2.預算擬訂：以前一年實際支出與當年應發生費用為依據，與教務行政組長共同擬訂．
3.開班計劃：根據當年學生候補名單人數與實際可使用教室為依據擬訂開班計劃．
4.編班原則：以學生實際程度及教師意見，在同年級內作小幅度調整，並視程況增開特別班．
5.教學的督導：包括舉辦教學有關活動，如學術比賽、教學觀摩、教師研習會、校外教師營等
6.教材編列與制訂：以教學實務組長為召集人，與資深教師（包括已退休者）共同編列制訂適合學生的教材
7.教師騁用：與人事組配合面談應徵者，作成紀錄，以為代課老師的依據，並實地觀察代課試教情形，以決定未來聘用與否，並交人事組建檔．同時將適用者之資料影印．

三．教務行政組

主要職責：
執行有關教務行政方面工作，如教師核薪及出勤、教務行事曆、召開校務會議及與各幹事連繫協調等．

詳細職責：
1.預算擬訂：與教學實務組長共同擬訂．
2.開學前的準備工作：
* 印發教師手冊．
* 教室的安排與通告．
* 統計學生人數，領取及分發教科書
* 與總務組協調購買教具．
* 作業紙之印製．
3.教務行事曆之訂制及督導．
4.教師出勤與核薪：依據各小組長交回之教師出席表作成教師薪水表，交與財務組開立支票（核薪為一月一次）!
5.班費報帳：由老師填寫班費使用明細表及報帳單，並附收據，經核對並登記金額，再交財務組開立支票．
6.教務會議的籌備及召開.
7.協助舉辦學術比賽及聯合會等特別活動.
8.與註冊組協調註冊、分班、轉班等資料．
9.與訓育組協調學生出席及行為不良的處置．
10.與電腦組配合制訂教學表格及協助教師多利用中文電腦．
11.與總務組協調教務資產之控制（包括電視、錄影機、卡帶機及參考書籍）．

四．教務小組

主要職責：協助教學及行政組長並對各組教師負責．

詳細職責：
1.負責教師出勤：對每週上課日教師的出席作成紀錄（包括有無遲到等）交予教務行政組．
2.安排代課：根據代課老師資料，儘早（一週前）聯絡安排，使代課教師有充分時間與該班教師聯繫．
3.傳達教務方針，協調教師達成教學目標．
4.蒐集各組內教師的課外補充教材、考題，並加以整理歸檔，以利教師們互通，並供教材編製小組參考．
5.與各小組負責老師共同管理小組圖書、教材、教具等，並在學年末清點所有物交回給教務行政組或教學實務組．
6.反映組內教學有關事項及問題給教學實務組長.
7.參加主要教務會議，並主持組內教師連繫會．

五．學分轉換小組

主要職責：協助教師教學，提供補充教材，安排文化課程及協助學生申請中文學分及SATⅡ考試．

詳細職責：
1.提供補充教材，或與教材編訂小組共同制訂或選用教材．
2.安排專任教師上文化課程--有系統性地介紹中國歷史、地理及文化．
3.了解教師教學態度與學生上課情形，並反映予教學或行政組長
4.每週填寫各教師上課時數，每月做成教師時數薪水表，交與財務組開立支票．
5.新生分班測驗在註冊時舉行，以便分發班級．測驗的考題由學分班教師擬訂，最好包括注音及拼音．
6.學分班學生註冊時，應在教室規則上由學生與家長共同簽字表示了解各規則．
7.每學年開始的二週，學生應填妥學分申請表格，一個月內須送交學區．
8.秋季班期末考後二週內將學生成績報給學區．春季班則在評鑑考試後二週送出．
9.評鑑考試每年五月底或六月初舉行，由學分班以外的教師命題，監考人員則是學分班教師對調．
10.協助學生報名及參加每年SATⅡ中文考試．
11.學年結束前做一次學生意見調查．

六．教材編制小組

主要職責：由教學實務組長召集，與參加的教師及組員共同擬訂教材內容及編列．

詳細職責：
1.蒐集已出版的各地中文學校教材及優良的中文參考書籍及百科全書，選擇編訂適合本地生活及中國文化的教材．
2.擬訂教材編訂時間表，每月開會以確定按照計劃．
3.集中人力由單一年級做起．
4.蒐集與選擇適當中文教材給學分班使用．
5.已編訂的章節，可交予該年級教師予以試教以了解學生反映．
6.對完稿的該年級教材，予以編輯、插畫及封面設計，然後交校方審核及出版．

組員人數：組長一人組員三人．

主要職責：
主辦、協助、參與策劃各種校內外之康樂活動諸如：年度之新春晚會、華人運動會、球類比賽、灣區文藝之參展，以及其他地方活動與聯誼之露營及野餐活動等等．

組員人數：組長一人組員二至三人．

主要職責：管理學校所有財務收支及運轉．

執行細則：
1.負責銀行存款，收支學校賬單及教師薪資．
2.平衡銀行賬戶明細表．
3.電腦資料輸入．
4.準備年度預算表，承報幹事會及家長會．
5.年初準備稅表．
6.負責跟會計師連繫，完成報稅程序．